Elevrejsen
Fra første kontakt til fuld indskrivning – ét sammenhængende digitalt flow
Vision for elevrejsen
Målet er, at alle trin i elevrejsen bliver fuldt understøttet digitalt. Eleven og familien oplever en smidig, moderne og imødekommende skole fra første kontakt — mens administrationen bruger minimalt med tid på rutineopgaver.
Procesflow: triggere & handlinger
En trin-for-trin gennemgang af hvilke triggere, handlinger og outputs der driver elevrejsen — og hvad der kan automatiseres.
Forklaring
Familie finder skolen via hjemmeside, sociale medier eller mund-til-mund
Første kontakt
Handlinger
Familie udfylder interesseformular på hjemmeside
Familie
Nyt lead oprettes automatisk i elevsystem
System
Velkomstmail sendes til familien
System
Administration notificeres om nyt lead
System
Lead registreret i elevsystem · Velkomstmail afsendt · Administration adviseret
Administration følger op og inviterer familien til skolebesøg
Skolebesøg & åbent hus
Handlinger
Familie tilmelder sig skolebesøg via portal
Familie
Bekræftelsesmail + kalenderfil sendes
System
Påmindelser 1 uge og 1 dag inden
System
Skolebesøg afholdes fysisk på skolen
Forstander · Lærere
Besøg registreres og opfølgningsmail sendes
System
Besøg dokumenteret i elevsystem · Opfølgning afsendt
Familie beslutter sig for at søge optagelse på skolen
Digital ansøgning
Handlinger
Familie udfylder digital ansøgningsformular
Familie
Unikt sagsnummer tildeles automatisk
System
Kvitteringsmail med sagsnummer sendes
System
Ansøgning placeres i sagsbehandlingskø
System
Administration notificeres i realtid
System
Ansøgning modtaget med sagsnummer · Klar til sagsbehandling
Ansøgning modtaget – administration starter sagsbehandling
Sagsbehandling & optagelsesbeslutning
Handlinger
Administration gennemgår ansøgning i elevsystem
Administration
Optages · Venteliste · Optages ikke
Forstander
Optagelsesbrev genereres og sendes digitalt
System
Forældre underskriver digitalt via portal
Familie
Status opdateres til "Optaget" i alle systemer
System
Optagelsesbeslutning truffet · Digital signatur arkiveret
Optagelse bekræftet – elev skal nu oprettes i alle systemer
Indskrivning & systemoprettelse
Handlinger
Familie udfylder stamdata og helbredsoplysninger i portal
Familie
Elev oprettes i skoleadministrationsplatform
System
Brugerkonto oprettes via identitetsplatform (SSO)
System
Betalingsaftale oprettes i økonomisystem
System
Velkomstpakke med loginoplysninger sendes
System
Elev aktiv i alle systemer · SSO-login aktiveret · Betalingsflow opsat
Indskrivning fuldført – system opretter automatisk elevens digitale mappe
Digital elevmappe oprettes
Handlinger
Elevmappe oprettes i dokumentplatform
System
Standardstruktur oprettes (Samtaler, Handleplan, Evaluering)
System
Rettighedsstyring sættes op for lærer og admin
System
Journal og bilag fra ansøgning overføres
System
Kontaktlærer tildeles og tilknyttes mappen
Administration
Fuld digital elevmappe klar · Kontaktlærer tilknyttet · Historik overført
Skolestart – løbende kontakt og opfølgning med elev og familie
Løbende møder & opfølgning
Handlinger
Mødeindkaldelse sendes automatisk med dagsordensudkast
System
Familie bekræfter via portal
Familie
Møde afholdes (fysisk eller video)
Kontaktlærer · Familie
Referat skrives i dokumentplatform
Kontaktlærer
Referat og opfølgningspunkter gemmes i elevmappen
System
Møde dokumenteret og gemt · Opfølgningspunkter registreret
Eleven er aktiv elev – daglig drift og til sidst afslutnning af skoleforløbet
Løbende skolegang & afslutning
Handlinger
Skema og aflysninger synkroniseres til alle
System
Fraværsregistrering med automatisk forældrenotifikation
System
Månedlige betalingsflows behandles automatisk
System
Halvårsevaluering og elevsamtale afholdes
Kontaktlærer · Elev
Afslutningscertifikat genereres og arkiveres
System
Portaladgang afsluttes · Alumni-data gemmes
System
Fuldt dokumenteret skoleforløb · Digitalt certifikat udstedt · Alumni-profil oprettet
Eleven har gennemført skoleforløbet
Alumni-profil oprettet · Certifikat udstedt · Historik arkiveret